¿La información fluye entre departamentos?

Te explicamos el caso real sobre cómo se consiguió mejorar la colaboración entre departamentos en una empresa del sector construcción.

Es el caso de una empresa de tamaño mediano que opera en el sector construcción y que decidió pasar de la intuición a la evidencia. Para ello la empresa optó por analizar los datos generados automáticamente a través de sus herramientas digitales habituales: correos electrónicos, reuniones en calendar, chats internos… para conocer el flujo de colaboración entre sus equipos, y descubrir qué aspectos podían mejorarse.

El reto: Información bloqueada, decisiones ralentizadas

Aunque el ambiente de trabajo era positivo, algunos síntomas preocupaban a la dirección:

• Incidencias técnicas que tardaban demasiado en llegar a los equipos de obra, resultando en mayores costes para resolver la incidencia.
• Reclamaciones de clientes que no escalaban de forma ágil al área de calidad, provocando el descontento de los clientes.
• Oportunidades de mejora que se quedaban atrapadas en un solo departamento, y no eran aprovechadas por el departamento interesado.

Y lo más preocupante: nadie sabía que esto ocurría. Cada equipo estaba centrado en su trabajo, sin una visión global de cómo fluía (o no) la información.

La solución: Mapas de colaboración a partir de datos internos

Con el análisis de los datos generados automáticamente de forma interna, sin invadir la privacidad de las personas ni añadir carga de trabajo extra, se generaron mapas de colaboración que permitieron ver:

• Qué equipos actuaban como puentes entre áreas: aquellos que se mantienen más en contacto con otros departamentos.
• Dónde había aislamientos que no se veían en los organigramas: departamentos que no mantenían apenas comunicación con otros.
• Cuáles eran los verdaderos nodos clave de la organización.

Algunos hallazgos sorprendieron:

Equipos tradicionalmente poco visibles resultaron ser esenciales para conectar áreas críticas, mientras que otros más “visibles” funcionaban de forma aislada sin que nadie lo sospechara.

¿Qué se hizo con esta información?

La empresa no se limitó a observar el mapa como si fuera una curiosidad, sino que en base a lo observado se diseñó una estrategia de mejora:

• Se fortalecieron conexiones entre áreas que apenas interactuaban.
• Se rediseñaron procesos de escalado de incidencias para que la información llegase donde debía.
• Se reconoció públicamente el papel clave de ciertos equipos que impulsaban la colaboración desde las sombras.

Los resultados

Al poco tiempo, los cambios ya eran evidentes:

• La información comenzó a fluir con más rapidez y claridad.
• Aumentó la implicación interdepartamental en decisiones clave.
• Se detectaron oportunidades que antes habrían pasado desapercibidas.

Y todo ello sin reorganizaciones, sin cambiar herramientas ni pedir esfuerzos extra. Solo observando los datos que ya existían, desde una nueva perspectiva.

Nuestra reflexión final

A menudo, las dinámicas más importantes dentro de una organización no se ven a simple vista.  Entender cómo fluye la colaboración, más allá de organigramas y suposiciones, permite actuar con criterio, resolver bloqueos invisibles y construir entornos de trabajo más conectados, eficaces y saludables.

Porque cuando las personas se comunican mejor, las decisiones llegan antes, los errores se corrigen antes… y las oportunidades se aprovechan.